Çağımız yöneticisinin omuzlarındaki sorumluluklar ile yöneticilerden beklenen yarar ölçüsünün, nicelik ve nitelik açısından farklı boyutlara ulaştığı izlenmektedir. Aslında, ulaşılması gereken boyutların, geleceğin yönetici adaylarına bir cazibe merkezi oluşturması gerekirken, cazibe merkezi olması bir yana, tam aksi yöne gelişme göstererek, yöneticilik mesleği bir idari hamallık  mesleği haline dönüşmüştür.

Kanaatimce, çağımız yöneticilerinin idari hamallıktan kısmen kurtulabilmeleri için zaman yönetimini başarılı bir şekilde yürütmeleri gereklidir.    

Eğer, yönetim ve işyerinde kaliteye öncelik verilmesi isteniyorsa, herkes bilsin ki;  “KALİTE İNSANA SAYGI İLE BAŞLAR”  İnsanların önemsenmediği bir ortamda  kaliteden bahsetmek boş bir çabadır. İnsana duyulacak saygıda mevki farkı gözetmemek gerekir. Kişi; Patron da olsa, yönetici de olsa, işçi de olsa, unutulmamalıdır ki, önce insandır.

İster ast, ister üst kademe yöneticisi olunuz, ister patron veya patron çocuğu olunuz,   eğer ciddi bir yönetici olduğunuzu iddia ediyor veya ciddi bir yönetici olmak, zaman israfçısı ve idari hamal olmak istemiyorsanız, zaman yönetimine önem veriniz.  

Zaman neden önemli?  

Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Yapılacak her iş için bir zaman dilimi gereklidir.
Bu nedenle zaman çok iyi kullanılmalıdır. Çünkü, zaman, en kıymetli ve en pahalı maliyet unsurudur.

Zaman yönetimini etkileyen sorunlar  

-    Plansızlık,
-    İşkoliklik,
-    Öncelikleri belirleyememek ve sıralayamamak,
-    Ertelemek,
-    Bürokrasi,
-    Gereksiz detaylar ve işlerle meşguliyet,
-    Rasyonel ve radikal olmayan kararlar,
-    Gereksiz telefonlar,
-    Randevusuz görüşmeler,
-    İyi organize edilememiş toplantılar,
-    Dedikodulara prim,
-    Dağınık masa ve ofis düzeni. (Bazıları meşgul görünmek ister)

Plansızlık

Planlama yapılmadığı takdirde işler vaktinde bitmemekte ve bunun sonucunda yönetici fazla mesaiye kalmaktadır.  Zamanlanmış bir planlama, iyi bir zaman yönetiminin temelidir. Yönetim planlama ile başlar ve en önemli aşamadır.

İşkoliklik

İşlerinizi verimli bir şekilde yapabilmeniz için fiziksel ve zihinsel olarak zinde olmalısınız. Bu da ancak düzenli ve planlı bir çalışma ile olur. Kendisini gereğinden fazla işe adayan yöneticilerin kendi sağlıklarına, ailelerine, gezmeye, spora, sosyal faaliyetlere ayıracak zamanları da yoktur. Bu durum onları sürekli patlamaya hazır, gergin, sinirli, yorgun, bunalmış, bıkkın duruma getirir. Böyle bir yönetici ile astlarının birlikte çalışması, huzur, mutluluk, verimlilik, yaratıcılık ve özveri sağlamaz. Zaman  kötü kullanılmış olur.

Öncelikleri sıralamak

-    Her sabah sekreteriniz ile birlikte, yapılacak işler konusunu gözden geçirip, günün planlamasını yapınız.
-    Öncelikli olarak, acil olan işleri tespit edip, ayırınız.  
-    Sonra, iyi bildiğiniz ve kısa süre isteyen iş konularını tespit edip, ayırınız.
-    İşe önce acil olan işlerden başlayıp, sonra iyi bildiğiniz ve kısa süre isteyen konulara zaman ayırınız.   
-    Acil işler arasınsa da bir öncelik sıralaması yapınız.  
-    Yapılacak işler ile ilgili görev dağılımı yapınız.
-    Tüm yapılacak işler için plan, zamanlama, aksiyon ve takip tablosu yapınız.
-    Her iş günü, her sabah aksiyon toplantısı yapınız.

Ertelemek

Yapılacak bir işi, bir konuyu, bir görüşmeyi ertelemek bir çok yönetici için baş vurulan bir kaçma yöntemidir. Sorunun veya sorunların ileri bir tarihe atılması işlemidir. Oysaki, yönetici, bulunduğu günün şartlarını ileri bir tarihte mumla arayabilir. O nedenle, ertelemek ne yazık ki bir kurtulma yöntemi değildir.

Ertelemek; Yöneticinin kariyerini hırpalayacak, iş mutluluğunu bozacak, iş hayatını kısaltacak, başarısını gölgeleyecek, prestijini olumsuz etkileyecek, yöneticiye gizliden zarar verecek bir kötü alışkanlıktır. Amaçsız ertelemeler zaman kaybıdır.

Bürokrasi

Bürokrasi olmadan işler yürümez. Ancak, özellikle sistemin zayıf veya geçersiz olduğu, güvensizliğin hakim olduğu ülke veya işletmelerde bürokrasi, işlerin ağır yürümesine veya aksamasına neden olur. Bürokrasinin olağan seviyesine inebilmesi için görev ve yetki dağılımı yapmak, kuvvetli sistem sahibi olmak, oto-kontrol kurmak,  ileri iletişim ve bilişim teknolojisini maksimum oranda kullanmak bürokrasiyi azaltır, zamandan tasarruf edilir.   

Gereksiz detaylar ve işlerle meşguliyet

Bazı yöneticiler, astlarına olan güvensizlikleri veya kendi sorumluluklarından kaçma düşüncesi ile meşgul görünme çabaları veya görev dağılımındaki yetersizlik, doğru kişilerin atanamamaları, yanlış ücretleme politikaları v.s. nedeniyle lüzumsuz detaylar ve işlerle zaman kaybederler. Realist olmaya çaba sarfediniz.

Rasyonel ve radikal olmayan kararlar

Bazı yöneticiler, zayıf kişilikleri, yetersiz deneyimleri, yetkilendirme hataları, sorumluluk verilmemesi, mutsuzluk, huzursuzluk, patrona danışmadan bir iş yapamama v.s. nedenlerle, radikal ve rasyonel yönetim kuramayıp, günü geçiştirmek, kaçamak, geçici, oyalayıcı, erteleyici talimat ve kararlar ile oyalanabiliyorlar. Ancak bu durumdan işletme, işletmeci ve yönetici zaman kaybeder, zarar görürler.  

Gereksiz telefonlar

Yöneticinin; Yetersiz deneyimi, disiplin zaafı, yerine göre hayır diyememesi, sekreterinin eğitimsiz ve bilgisizliği, yetkilendirme eksikliği, iş yeri düzensizliği, sistem zayıflığı gibi nedenlerle, bazı yöneticilere gelen gereksiz telefonların sekreterya’dan yeterince süzülmeden yöneticiye bağlanması zaman kaybına neden olmaktadır.  

Randevusuz görüşmeler

Gerek yönetici ve gerekse sekreteri, randevu konusunda bilinçli ve kararlı olamaz, insanları randevu alarak görüşmeye alıştırmazlarsa, yöneticinin kapısı hiç boş kalmaz.

Sonuç olarak; Yönetici planlı çalışamaz, adaptasyon isteyen konulara adapte olması zorlaşır, sınırlı iş üretir. Bu durum zaman kaybı demektir. Zaman kaybı, yöneticinin ve işletmenin dinamizmine engel olur, iş maliyetini yükseltir.

“Her başarılı erkeğin arkasında bir hanım vardır” sözü, doğru söylenmiş bir öz deyimdir.  Bahse konu olan hanım, yöneticinin evinde eşidir, iş yerinde ise sekreteridir. Her ikisinin de yöneticinin başarısında önemli rolü vardır.  

İyi organize edilememiş toplantılar

Toplantılar; Her yöneticinin gündeminde yer alan, vazgeçilemez meşguliyetlerden birisidir.  Ancak, yöneticilerin toplantı yönetimi konusunda eğitim ve deneyimi yetersiz ise, bazen toplantılar zaman kaybına neden olurlar. Toplantıların önceden planlanmış, zamanlanmış, gündem maddeleri belirlenmiş, amacına uygun yönetilmiş, aksiyon dağılımı yapılmış ve zamanında bitirilmiş olması esastır.

Dedikodulara prim

Halkımızın dedikoduya verdiği önem ve ilginin dikkat çekici boyutlarda olduğu bilinmektedir. Mesleğimiz çalışanlarının yaptıkları dedikodu alışkanlıkları ile, bazı işletmeleri adeta “derin devlet” örneği, işletmeyi “derin yönetim” ile yönetir duruma  getirebiliyorlar.  

İnsanlarımız doğru olmayan, yakıştırma ve abartılmış bilgi ve duyumları kulaktan kulağa aktarma alışkanlığından maalesef bir türlü vazgeçemiyor. Başka bir anlatımla, başkalarının iş ve özel hayatları ile fazlası ile ilgili ve meraklılar.  

Bulunduğu çevrede yeterli sosyal etkinlik alanı ve zamanını bulamayan bazı yönetici ve personelin, bu gereksinimlerini dedikodu ile karşılama pratikliği içinde olduklarını sanıyorum.   

Bu kötü alışkanlık, maalesef işletmeler içindeki disiplin, birlik ve beraberliği bozduğu gibi, önemli bir zaman ve dikkat kaybına da neden olmaktadır.

Kişiliği, deneyimi ve disiplini zayıf yöneticiler, özgüven eksikliği nedeni ile, bu tür duyumlara prim vermeseler, dedikodu ile zaman kaybı da yaşanmaz.   

Dağınık masa ve ofis düzeni

Dağınık masa ve ofise sahip bir yönetici görüyorsanız, biliniz ki, o yönetici planlı, sistematik, titiz  çalışmıyor veya çalışamıyordur. Kısacası, o eski nesil yöneticilerdendir.

Bu gruba giren yöneticilerin, etraflarında bulunan diğer çalışanlara vermek istediği görüntü;  “Çok çalışıyor, çalışmaktan kafasını kaldıramıyor” mesajıdır. Böyle yöneticiler iş yerinden dışarı çok zor çıkabilirler. İşin garip tarafı, bu grup yöneticiler, astlarının da aynı tempo ve yoğunlukta çalışmasını beklerler.

Sonuç olarak, işyerinin değerli zamanını çalarlar. Bu da zaman israfçılığıdır. Yani iş maliyetini yükseltirler.

Atalarımız; “Zararın neresinden dönerseniz, yararınızdır” demişler. Ben de; “Zaman yönetimine nereden başlarsanız, yararınızdır” derim.

İSTEMEK, BAŞARMAK İÇİN GEREKLİDİR, AMA BİTİRMEK İÇİN, BAŞLAMAK GEREKLİDİR.