İzzettin Yurtsever

Marriott, Hilton, Accor gibi Uluslararası Büyük Zincir Oteller halen kendi PMS sistemlerine AI tabanlı oda tahsis modülleri eklemeye çalışıyorlar. Küçük ve orta ölçekli oteller için ise bu teknoloji henüz paket halinde yok. Excel tabanlı çalışmalar fonksiyonel değil.

Chatbot destekli veya Yapay Zeka tabanlı bir PMS(Otel İşletim Sistemi) modülü geliştirilmesi yakın bir gelecekte mümkün olabilir. Bugün kullanılan klasik PMS (Property Management System) yazılımlarında (Opera, Fidelio, Protel, Elektra vb.) “oda blokajı” veya “oda ön ataması” özelliği mevcut ama bunlar kural tabanlıdır, yani insanın belirlediği kurallara göre çalışır.

Yani spesifik olarak “oda blokajını yapay zekâ otomatik yapsın” şeklinde otel yazılımları görünürde henüz yok. Ancak bu boş alan geliştirilmeye çok açık. Bazı yeni nesil bulut PMS’ler (Cloudbeds, Mews, Duetto Revenue, Shiji gibi) yapay zekâ entegrasyonu üzerine çalışıyor ama daha çok fiyat optimizasyonu ve demand forecasting (talep tahmini) alanında kullanılıyor.

Yeni bir zorunluluk olarak otomatik oda blokajı modülü, otel işletim sistemi veya yapay zeka + rezervasyon + misafir profili + oda müsaitliği verilerini işleyerek dinamik, kişiselleştirilmiş, yapılan blokaj değişikliklerden dolayı anında güncellenebilir ve hatasız oda blokajı yapılabilir. Böylece hem operasyonel verimlilik hem de misafir deneyimi için büyük avantaj sağlanmış olur.

OTEL İŞLETİM SİSTEMLERİ(PMS) VE YAPAY ZEKA (AI) BU SORUNU NASIL ÇÖZEBİLİR?

PMS ve AI oda blokajı manuel iş yükünü azaltacak şekilde öğrenen bir sistem haline getirebilir.

PMS ve AI’NİN BESLENECEĞİ GİRDİ VERİLERİ

*Rezervasyon bilgileri: Varış/çıkış tarihi, varış listesi, varış saati, oda tipi, fiyat, rezervasyon tipi ve rezervasyon kanalı.

*Oda bilgileri: Oda tipi, manzara, kat, konum, bağlantılı/bağlantısız, sigara içilen/içilmeyen,asansöre yakın/uzak, sakin/gürültülü/m2/oda özelliği, engelli vs.

*Misafir profili: (VIP, tekrar eden, şirket müşterisi, özel istekler, geçmişteki konaklama tercihleri)

*Housekeeping durumu:( Temiz/kirli, bakımda, müsaitlik zamanı)

*Otel politikaları: Upgrade kuralları, VIP protokolleri, güvenlik kriterleri.

PMS ve AI’NİN UYGULAYACAĞI OPTİMİZASYON

*Tahsis algoritması: Eşleştirme (Matching Algorithm) PMS /AI, misafirin profilini + odaların özelliklerini eşleştirerek en uygun oda kombinasyonunu önerir. Örn: VIP misafir → üst kat + corner suite, Kadın misafir → bağlantısız oda, Engelli misafir → uygun odalar öncelikli.

*Önceliklendirme: (Prioritization)PMS/AI, odaları “önceden blokaj” için önem sırasına koyar: Engelli

→ VIP → sık gelen → özel talebi olan → grup rezervasyonu → standart rezervasyon.

*Tahminleme (Predictive AI): Misafirin geliş saatine göre HK’ye (housekeeping) hazırlık süresi bırakır. Sık gelen misafirin önceki kaldığı odaları öğrenir ve otomatik önerir.

*Sürekli öğrenme (Machine Learning): Geçmiş rezervasyonlardan ve misafir memnuniyet geri bildirimlerinden öğrenerek oda atama başarısını artırır. Örn: X misafir her geldiğinde 1001 numara istedi → sistem bunu kaydeder, sonraki gelişte otomatik önerir.

*Çatışma çözümü (Conflict Resolution): Aynı oda için iki VIP talep ederse, otelin politikalarına göre otomatik çözüm üretir (örneğin şirket müşterisi > leisure müşteri).

OTOMATİK BLOKAJIN OTELE SAĞLADIĞI FAYDALAR;

*Ön büro personelinin manuel blokaj iş yükü ve zaman kaybı çok azalır. Ön Büro sorumlularının gerek misafir ilişkilerine gerekse ofis görevlerine daha fazla zaman ayırma imkanı ve verimlilik artar.

*İnsan hatası (oda karışıklığı, konsantrasyon eksikliği, bilgi eksikliği, rezervasyon aşamasında özel isteklerin not edilmesi ve takibinde yaşanan eksiklikler, yanlış upgrade, yanlış oda tahsisi ve bu nedenle sonradan oda değiştirme zorunluluğu, temizlik süresine dikkat etmeme, blokajı değiştirirsem her şey allak bullak olur endişesi) en aza iner.

*Misafir memnuniyeti artar çünkü talepler daha tutarlı karşılanır.

*Yönetim için raporlama yapılabilir. Hangi odalar ne kadar tercih edildi, hangi profillerde hangi odalar daha çok memnuniyet sağladı, hangi upgrade’ler daha çok memnuniyet getirdi vb.

*Uyarılar: Temizlik yetişmezse housekeeping’e bildirim, VIP hazırlıkları için operasyonel not yazılması.