Genç genel müdürlere başarı rehberi

Genel Müdür, bir otelin standart operasyon prosedürleri ile manual’i çerçevesinde iş tanımının ve şirket vizyonunun içerdiği yetki ve sorumlulukları kullanan, mesleki bilgi-beceri-davranış-yönetim tarzı ve tecrübeye sahip olması gereken en üst düzeydeki yöneticisidir.

İzzettin Yurtsever 31/12/2019 23:40

İzzettin Yurtsever

Genel Müdür şayet otelin açılışından sonra göreve geldiyse bir sürü bilinmezleri çözmek durumunda kalacaktır. Başlangıçta tesisi tanımak için üst düzey yöneticileri başta olmak üzere tüm çalışanlarla tanışır. Sonra da tüm departmanlardan yazılı olarak bütçe çalışmasını, aksiyon planlarını, personel planlamasını, eğitim programlarını, manual’ini, operasyon prosedürünü, tasarruf tedbirlerini, envanter ve zimmetleri, devam eden ve yenilenmesi gereken sözleşmeleri, departmanın eksikliklerini ve sorunlarını, fiziki değişiklik taleplerini, ekipman gereksinimlerini içeren durum tespit dosyasını bir hafta içerisinde kendisine sunulmasını istemelidir.

Genel Müdür tesisi birkaç ay içinde iyice tanıyacak ve oluşturacağı yönetim,planlama,denetim ve değerlendirme yöntemleri ile birlikte check-listler ve toplantılarla tesiste hakimiyetini artıracaktır.

Daha işin başında tecrübesi az olduğu öğrenilen yeni atanmış Genel Müdür gizli bir direnç ile karşılaşacaktır.İçerde onun görevine talip olan veya olmak isteyen adaylarla zorlu bir yolculuğa başlayacaktır.

Departman müdürlerinden bazıları sorumsuzluk, aymazlık, donanım yetersizliği, eksiklerinin ortaya çıkmasını istememesi, işine karışılmasını istememesi, yeni müdüre tepsiyle bilgi sunmayı istememesi gibi nedenlerle bu dosyayı genel müdüre zamanında mazeretsiz sunmayabilir, genel müdüre destek- işbirliği-itaat ve saygıda kusur edebilir, genel müdürünün başarısız olmasına niyet edebilir.

Genel Müdür bu durumla karşılaştığında kararlı ve kişilikli bir duruş sergilemezse işin başında otoritesini ve gücünü kaybeder. Bilmediği konuları açıkça itiraf etmesi veya sorularla itiraf ettirilmesi durumunda bilgiçlik taslayan ve genel müdürü küçümseyen departman müdürleri genel müdürün tecrübesiz olduğu konularda geri durması veya geri durdurulmasını sağladıkları taktirde cephe  kazanmış olurlar ve bu kazandıkları alanlar arttıkça ve genel müdür de geri çekildikçe hakimiyeti elden gider ve yönetimde zafiyetler doğar, hakkında söylentiler çıkar ve genel müdürün koltuğu sallanır.

Diğer taraftan otellerde şirket yönetimine, patrona, hatırı kırılmayan kişi ve otoritelere yakın müdür veya personelde çalışıyor olabilir. Bu kişilerde genel müdüre pek itaat etmeyebilirler ve genel müdürün açıklarını birilerine gammazlamayı kendilerine vazife addederler.

Aslında genel müdür her şeyi bilmek zorunda değildir ancak her şeyi sorgulamak ve proseslerin mevcut operasyon standartlarına uyumunu kontrol etmek durumundadır.

Genel Müdür bu durumda ya risk alacak işin başında tüm isteklerinin derhal yerine getirilmesini,prensiplerini ve kurallarını herkesin istisnasız uygulamasını taviz vermeksizin isteyecek yada herkesi düzene sokmak ve güç kazanmak için imam-cemaat ilişkisi çerçevesinde kendisini de mesai saatinde, imza föyü veya parmak izi sistemine dahil etmede, yeme içme hakkında, kılık kıyafet ve isimlik dahil tüm kurallarda kendisi de bizzat bir personel gibi davranarak diğerlerinin de artık bu kurallara uymasını sağlamak için örnek bir mücadele içine girecektir.

Otelde kendisine gizli bir direniş olduğunu gören genel müdürün güçlü, akıllı, sabırlı, kararlı olup, dikkate alacağı minimum hata içeren genel müdür yönetim stratejisi ve düsturları başlık olarak şöyle sıralanabilir;

-Herkese adil ve mesafeli davranın, hemşericilik ve milliyet ayırımcılığı yapmayın.

• Kendinize özel bir şeyler yaptırmayın ve istemeyin.
• Makul prensiplerinize ve kurallarınıza herkesin uymasında kararlılık gösterin.
• Mesai arkadaşlarınıza güvenin ancak kontrolü elden çıkarmayın.
• Sizin ve departman yetkilisinin tanıdık ve akraba personelinin işe alınmasına izin vermeyin.
• Mesaiye erken başlayın. Mesai saatlerinizi net olarak belirleyin ve operasyon departman. yetkililerinin siz mesaiye başladığınızda görevde olmasını şart koşun. Kendi mesai saatinizi ve diğer yetkililerin mesailerini dolu dolu geçirmelerini sağlayın.
• Mesai saatinde hiçbir departmanın diğer departmanı ziyaret etmesine izin vermeyin.
• Otelcilik 24 saat durmaksızın hizmet veren bir sektör olduğundan mesai kavramı sınırlı değildir.Her an göreve çağrılacak durumda olmalısınız. Yani otelcinin vazgeçilmez dostu kesinlikle otelidir.Mesai arkadaşlarınızın gece gündüz telefonları açık ve gelecek talimatlara hazır olmasını sağlayın. 
• Her departman yetkilisinin her an soracağınız sorulara ve ofisinize çağırıp bilgi almanıza hazırlıklı olmasını sağlayın.
• Yiyecek&İçecek, Ön Büro, Odalar Bölümü, Teknik ve Güvenlik departmanlarının log book’larına her türlü aksaklık, eksiklik, departmanlar arasında yaşananlar, olay, sorun ve misafir şikayetlerinin saati ile kaydedilmesini ve sabah size eksiksizce sunulmasını sağlayın
• Mesai saatinde otelin her m2 sini arşınlayın, kontrol edin. Ofisinizi çalışmak dışında fazla kullanmayın.
• Otel içinde yaşanan özel durumlardan, ilişkilerden en son haberdar edilen siz olmayın.
• Her bir personeli yakinen tanıyın ve inceleyin. İş tanımını öğrenin ve tanıma uyumunu becerisi ve çalışması ile ölçün. Departman yetkilisinin bu konuda sizi ekarte etmesine izin vermeyin.
• Tüm departmanlarda işlerin standartlara göre yapılmasını kontrol edin.
• Her bir personelin departman içindeki durumunu önceden bilin, sürpriz nedenlerle işten çıkarılmalarını kabul etmeyin.
• Hiçbir yetkilinin personelden para alıp vermesine müsaade etmeyin ve personeli bu konuda ciddi şekilde uyarın.
• Personelin bir şikayeti ve sorunu olduğunda önce departman müdürüne iletmesini, çözmezse size iletmesini, sizde çözmez ve ilgilenmezseniz bir üstünüze gitmelerini söyleyin.
• Mesai arkadaşlarınızla otel içinde ve dışında fazla samimi olmayın. Özel hayatınızı ve zaaflarınızı paylaşmayın zira bir gün ters düştüğünüzde aleyhinizde kullanılacak ve sizi zor durumda bırakacaktır.Keza otel içinde bayanlarla fazla samimi olmayın ve gereksiz zaman harcamayın.Seveniniz olduğu kadar sevmeyeniniz de olacağının farkında olun.
• Hiçbir personelin terfisini kendiniz ve kurulunuz onaylamadan kabul etmeyin.
• Yetki ve sorumluluklarınızın bir kısmını yardımcınız ve  departman müdürlerine emin olmadıkça devretmeyin.
• Sorgulamalarınıza beden dili ile bile olsa karşı koyanları ciddi şekilde uyarın. Farklı görüşlerini açıkça ve saygılı bir şekilde size sunmalarını isteyin.
• Bir toplantıda departman müdürünün size açıkça muhalif tavır almasına izin vermeyin, taviz vermeyin. Makul açıklama yapmalarını isteyin.
• Çalışanların görev alanını terk edip lobby’de dolaşmalarına ve olup biteni takip etmelerine izin vermeyin.
• Çalışanların misafirlerin bulunduğu ve operasyonun yürütüldüğü alanlarda yüksek sesle konuşmalarına, bir araya gelmelerine, lakayt davranmalarına izin vermeyin.
• Bir lafı söylemeden önce birkaç kez düşünün, tartın biçin ondan sonra kararınızı verin. Kendinizi bağlayıcı konuşmalar ve vaatlerde bulunmayın.
• Bazı uygulama değişiklikleri yapmadan önce departman müdürleri ile görüşün, istişare edin, yanlış karar verip sonradan düzeltmek durumunda kalmayın.
• Düşük performanslı personele taviz vermeyin, çalışanların haksızlıklara karşı şikayetçi olmaları için teşvik edin.
• Patron ve patrona yakın kişilerle samimi olan, onlara bilgi aktaran yönetici ve personeli kesinlikle uyarın.
• Patron veya şirket yönetim kurulu üyelerinin işinize karışmalarının, şikayetleri dinlemelerinin, çalışanlarla kişiler hakkında görüş almalarının, yetkililere talimat vermelerinin sorun olacağına kendilerini ikna edin.
• Tüm çalışanların ne patronun ne genel müdürün nede departman müdürünün adamı olmaması gerektiğini, doğrusunun müessesenin adamı olduğunu açıkça vurgulayın
• Bir çalışanın şahsi hatasını görürseniz veya uygulama hatasını görürseniz önce onun müdürüne bildirin.
• Kimsenin başka birisine yalakalık yapmamasını, kendisini ezdirmemesini tavsiye edin.
• Kendiniz dahil otelde herkesin harcamalar nedeniyle muhasebe tarafından ve kurallar yönünden sorgulanabileceğini herkesin bilmesini sağlayın.
• İşini layıkı ile yapmayan her kademedeki çalışana önce sözlü ve sonra yazılı uyarılarınızı yapın, düzelmezse zaman kaybetmeden çıkışını verin.
• Başarılı ve işini tam yapan personeli ödüllendirin.
• Her yerde,  her zaman görünür ve ulaşılabilir olun.
• Her şikayetin anında size iletilmesini sağlayın  ve misafir ile görüşüp sorunu yerinde çözün.
• Departman müdürlerinin altındaki adamlara her türlü bilgiyi paylaşmalarını ve uygulamaları öğretmelerini isteyin. Bilgi saklayanlarla ve tek adam rolünü üstlenenlerle çalışmayın.
• Sizin inisiyatifinize bırakılan bir iş ve olayı es geçmeyin, tüm tedbirlerinizi alın ve başınızı ağrıtacak durumlara izin vermeyin, departman yetkililerini işin içine sokun.
• Müdürlerden değişik konularda belirli süreli rapor isteyin.
• Tüm otel çalışanlarının otelde alkol kullanmasını yasaklayın.
• Satış&Pazarlama, Muhasebe, Satın Alma ve Operasyon da hakimiyetiniz, başarınız ve uzun dönem görevde kalabilmeniz için çok önemli olduğunun bilincinde olun.
• Rakip Otellerin konaklama, f&b, banket vs fiyatlarına, keza satın alınan temel gıdaların fiyatlarına ve en uygun tedarikçi bilgilerine vakıf olun.
• Patronlar en çok ‘’param nerede’- ‘ne kazandık’- ‘hesabı çıkartın’ derler ve bu konuda hesabı kuruşu kuruşuna çıkartacak sistemi kurmazsanız siz de genel müdür olarak zor durumda kalacağınızın bilincinde olun.
• Mesai saatinde facebook,internet ve cep telefonu kullanımını IT departmanı ile mutlak kontrol altına alın, belirli kişilere belirli saatlerde kullanım hakkı verin.
• Ofisinizden ön büro işletim sistemine, pos sisteminden yiyecek-içecek ve diğer gelir getiren outletlere, kamera izleme programından tüm otele, uzaktan kompüter kontrolü ile ofislerdeki çalışmalara hakim olabilecek sistemi kurdurtun ve bunlardan yararlanın.
• Tüm departmanların personel sayısına, bütçeye ve satın alma prosedürüne uymasını sağlayın
• Kişi başı ve oda başına her türlü gelir ve gider kaleminde tüketime ait ratio’ları bilin ve sonuçları karşılaştırarak nedenlerini araştırın, zamanında tedbirleri alın, uyarılarınızı yapın.
• Tasarruf konusunda çok titiz davranın, gereksiz ve kontrolsüz harcamaya izin vermeyin.
• Önemli yatırım, malzeme alımı ve harcama konularında departman müdürlerinin de görüşlerini alarak size sonradan muhalif olmalarının önüne geçin.
• Bir saat bile olsa otel dışına çıkmak isteyen yöneticinin formu görevlilere vermesini şart koşun.
• Otel dışına çıkan malzeme için de form şartı koşun.
• Personelin mesai saatinde çıkışında kontrol edilmesini, araçların kontrol edilmesini şart koşun. Yarın bir hırsızlık olayı olduğunda zor durumda kalmayın.
• Sözleşme yapmanız gereken yönetici ve personelle zamanında sağlam sözleşmenizi yapın ve bu evrakların yetkililere zimmetini yapın.
• Eğitimlere katılın, sorgulayın, teorik bilgilerin pratik uygulanmasını da isteyin.
• Ofisiniz lobby’i ve mümkünse giriş kapısını gören bir konuma sahip olsun.
• Muhasebe prosedür ve sistemlerine uygun olarak finans kontrolü yapın.
• Kriz İletişim prosedürüne ve Risk Yönetim Manual’ine uygun olarak Halkla İlişkiler açısından yapılması gereken özel bildirimleri yapın.
• Duty Manager Manual’ini uygulatın.
• Tüm yazışmaların düzenli dosyalanmasını sağlayın.
• Güvenlik Komitesinin, Risk Management Manual’ine uygun olarak kontrollerin yapılmasını sağlayın.
• Personel turnover’ını minimize edecek şekilde kalıcı personel alın.
• İnspection yaptığınız yerlerde karşılaştığınız misafir ve personeli selamlayın.
• Facebook ve twitter gibi sosyal medyada eğer aktif olarak bir şeyler paylaşıyor, beğeniyor ve yorum yapıyorsanız, mesai arkadaşlarınızı bu ağlara kabul ederken seçici davranın. Zevklerinizi, zaaflarınızı, tasvip etmediklerinizi ve tartışmalı yorumlarınızı öğrenip dedikodu konusu yapmalarına izin vermeyin.
• Çalışmak için öncelikle büyük ve güçlü şirketlerin otellerini tercih edin.Otelinin başındaki ve maddi olarakta güçlü olmayan bir otelde patronunuz ile gününüzü geçirmek sizi kısıtlar, sizden rahatsız olan çalışan, patronun işe karışması için ortam arar.Bugün başarılı genel müdürlerin çoğu büyük şirketlerin otellerinde tam yetkili genel müdürler olduğunu unutmayın.
• Dedikoduya izin vermeyin ve sizde dedikodu yapmayın. Bugün başkaları hakkında size dedikodu yapan yarın sizin hakkınızda konuşacaktır.Söyleyeceklerinizi herkesin yüzüne söyleyebilecek güç ve karakterde olun.
• İşletme körlüğü gerçeği nedeniyle zaman zaman otelinize meslekdaşlarınızı davet edip, otel turu yapın, onların görüşlerini not edin. Bu kişiler sadece genel müdür değil, teknik müdür, F&B müdürü ve diğerleri de olsun.
• Bazı önemli ve sizin bilginizi aşan projelerde belirli danışmanlardan fikir alın.
• Binanın bakımına, akmasına, kokmasına özel ehemmiyet gösterin. Patronlar işletmecilikten ziyade sizin milyonluk yatırımınıza sahip çıkıp çıkmadığınızı izlerler.Bugün olmazsa yarın oteli satmak isteyeceklerini akıldan çıkarmayın.
• Oteli içten ve dıştan bir müfettiş, bir mühendis, bir müteahhit gibi inceleyin.Personelin ayakkabısından tavandaki lekelere kadar her şeyi önce siz görün.
• Her şeyi takip edin, cebinizde notebook ve kalemi eksik etmeyin.Yoksa telefonunuzun mikrofonuna notunuzu okuyun. Herkes sizin takipçi olduğunuzu bilirse işler daha çabuk bitirilecektir. Teknik servise verilen arıza ve bakımların listesini her gün karşılıklı check edin.
• Sizi yasaların önünde suçlu kılacak konularda şirket yönetimi, satınalma, teknik servis ve güvenlik departmanlarına durumun aciliyet ve ciddiyetini vurgulayan mailleri outlook’tan ilgililere atın, onay gerekli ise olur isteyin ve süre belirtin.
• Yasal olmayan, kaçak vs hiçbir şeyin yapılmasında sorumlu olmamak için olur vermeyin, belge imzalamayın. Keza kaçak vs ürünün alınmaması için yetkilileri yazılı uyarın.
• İmza attığınız her belgenin, faturanın detayını inceleyin.
• Otelde kimsenin sizin onayınız olmadan medyaya, 3.şahıslara oteli temsilen açıklama yapmalarına, röportaj yapmalarına izin vermeyin.
• Patronun yanında personelle iş konusunda konuşmayın. Yöneticilerinizi patrona muhatap ettirmeyin sonra alışkanlık haline gelir. Arkadaşlarınızı ofisinize davet edin, orada görüşün.Patronunuzu işin içine sokmayın, ancak kendisini gerekli konularda sadece siz bilgilendirin.
• Sizinle görüşmek için otele gelenlere ve telefonda sizinle görüşmek isteyenlere otelde olmadığınızı veya yalandan toplantıda olduğunuzu söyletmeyin. Bu durumun size olan güvenin sarsılmasına neden olacağını unutmayın.
• Bazı departman yetkilileri sizden daha fazla sosyal hak, daha fazla maaş, daha fazla yetki ve pozisyon almak için etrafınızda dolaşacaklardır. Hal ve hareketinizle onlara umut verir de sonra durumlarında hiçbir değişiklik yapmazsanız aleyhinizde konuşurlar, buna zemin hazırlamayın.
• İşe alacağınız personelin referansını araştırın ve insan kaynaklarının referansı veren kişinin ismi ile pozisyonunu size bildirmelerini isteyin.
• Kavgacı, agresif ve diğer mesai arkadaşlarının kafasını bulandıran insanlarla iş ilişkisini hemen kesin. Durduğu her gün size ve işletmeye zarar vereceğini unutmayın.
• Çalışanlara hak ettiğinden fazla vermeyin, çünkü siz emanetçisiniz. Kaldı ki bu emsal teşkil eder, diğerleri de talep eder ve sizin bütçenizde tutmaz. İllaki vermek istiyorsanız kendi cebinizden verin.
• İşe aldığınız kişilere ve diğer çalışanlara bir takım maddi ve manevi menfaat içeren kesinleşmemiş sözler vermeyin, aksi halde yarın zor durumda kalacağınızı göz ardı etmeyin. Sizinle çalışmak isterse zaten çalışır, insanları kandıran bir tavır sergilemeyin.
• Gençliğinizi ve zaaflarınızı otelde dizginleyin, kendinizi kontrol edin, etrafınızdaki dost ve düşman bir çok kimsenin ve kameraların sizi izlediğinin bilincinde olun.
• Daima uyanık olun, hakkınızda tezgahlar ve oyun kuranlar olacaktır. Fark ettiğinizde hemen oyunu bozun ve o kişiler hakkında gereğini yapın.
• Affedilecek işler vardır ve kişiler vardır. Ancak affedilmeyecek işler ve kişilerde vardır, duygusal olmayın ve hemen gereğini yapın.
• İşe alacağınız elemanlara ve özellikle departman müdürüne görevini, beklentilerinizi, kurallarınızı ve şartlarınızı açıkça ve eksiksiz söyleyin ve teyit ettirin hatta mümkünse yazılı bildirin ve teyidini alın. İş tanımını imzalatın.
• Bir kişiyi performansı ve sorun yaratmasından dolayı işten çıkarmayı kafanıza koymuşsanız operasyonunuzun aksamaması ve bundan dolayı zor durumda kalmamanız için hemen içerden veya dışardan alternatifini arayın. Düşüncenizi herkesle paylaşmayın. ‘’Söyleme dostuna söyler dostuna’’. İnsan kaynakları bu konuda herkesin alternatiflerini elinin altında bulundurmak durumundadır. İhbar tazminatını verin ve hemen ilişkisini kesin, kalırsa başınızı ağrıtacak sorunlar yaratır. Çıkardığınız kişiyi otelde tutmayacak bir zamanlama yapın. Gerekirse yol ve otel parasını da vererek güzelce teşekkür ederek kontrolünüz içinde en kısa zamanda gönderin.
• Otelde kimseyle sır paylaşmayın çünkü bu sır yüzünden huzurunuz kaçabilir ve yarın o kişi ile ters düştüğünüzde koz olarak size karşı kullanılabileceğini aklınızdan çıkarmayın.
• Kimsenin hakkını yemeyin ancak işletmenizin hakkını da yedirtmeyin. Kimseyi deneme vs. diye çalıştırıp parasını vermeden göndermeyin. Emanetçi olarak büyük bir sorumluluk taşıdığınızı akıldan çıkarmayın.
• İşveren ile çalışanın arasında bir denge olun, her iki tarafa da fazla meyletmeyin. Adaletli olun, gerektiğinde otelinizin imajı açısından patronunuzu ikna edin olayı tatlıya bağlayın.
• Kimsenin arkasından konuşmayın, laf taşıyanlar nedeniyle arada kalmayın, kendinizi küçük düşürmeyin.
• Çevrenizdekilerden kazanmış olduğunuz güveninizi inatlaşma ve küçük konulardan dolayı kaybettirmeyin.
• Özür dilemesini bilin.
• Dürüst ve adil olun, yalan söylemeyin. Kişiliğinizi kimseye ezdirmeyin. Bu sizin en büyük sermayenizdir. Hatalı olabilirsiniz, yanlış karar verebilirsiniz. Bir konuda başarısız olabilirsiniz ama haysiyetinize zarar getirtmeyin, laf söyletmeyin. Para, makam ve başarı gelir gider ama şerefinizin çocuklarınıza ve torunlarınıza bırakacağınız en büyük miras ve gurur kaynağı olduğunu akıldan çıkarmayın.
• Kindar olmayın, affedici olun, bir hadde kadar hoşgörülü olun, ama o haddi geçenlere gereken cezayı verin. Şayet affetmeniz gerekiyorsa o kişiden bir daha size ve işine karşı aynı yanlışı yapmayacağına dair açıkça söz alın. İyilikten bazen maraz doğar, unutmayın.
• Kararlı olun, talimatlarınıza herkesin uymasını sağlayın.Talimatlarınızı geçiştirmelerine, sizin hazır bulunduğunuz ortamlarda başkaları ile densiz konuşma ve hareketlerde bulunanları açıkça uyarın, haddini derhal bildirin. Kendinizi hafife aldırmayın, özellikle başkaları yanında sizinle laubali olmak isteyenleri uyarın.
• Haksızlıklara karşı hemen sinirlenmeyin, ofisinizden sesiniz dışarıya fazla çıkmasın, sinirlerinize hakim olun, hakaret etmeyin, sakinleşin, konuyu büyütmeyin, sonradan aklı selim içinde gereğini yapın.
• Hiçbir çalışanı hak ettiğinden fazla övmeyin. Çalışanın ilk günlerdeki performansı ile değerlendirmeyin yanılırsınız. Övdüğünüz kimse hakkında sonradan yanıldığınız ortaya çıktığında başkaları gözünde güvenilirliğinizden kaybetmeyin.
• Servis kültürü oluşturmak, marka olmak gibi iddialarda başlangıçta bulunmayın. Her şeyi bir süreç ve planlama içerisinde gerçekleştirmeyi hedefleyin.
• İşyerinizde siyasi görüşünüz ve dini görüşünüz hakkında fikir beyan etmeyin ve tartışmayın.
• Her işlemin standartını ve prosedürünü oluşturun ve bunu denetleyin.
• Görev ve sorumluluklarınıza, standart operasyon prosedürlerinize tam vakıf olun.
• Hiçbir konuyu ve kafanızdaki endişeyi karanlıkta bırakmayın, sıcağı sıcağına harekete geçin.
• Söz gider yazı kalır. Herş eyi belgelemeye özen gösterin.

GENEL MÜDÜR CHECK-LİSTİ (Günlük-Haftalık-Aylık-3 Aylık-Yıllık) :

Genel Müdür Standart Operasyon Prosedürleri gereğince 08.00 – 18.00 arası mesaide olmalı, lobby’de özellikle yoğun check-in ve check-out anlarında bulunmalı ve misafirleri selamlamalı, F&B outletlerinde ve banket-toplantı-event anlarında operasyon yerinde hazır bulunmalı, her ay otelde en az bir farklı oda tipinde konaklamalı ve kalite değerlendirmesini yapmalıdır.

Günlük GM Check-Listi :

-Sabah erken tüm otelin temizlik, güvenlik ve emniyet şartlarını kontrol edin

• Tesisin tamamını ve tesis içinde ise personel lojmanını gezin, inceleyin
• Sabah kahvaltı büfesinin zamanında hazır olup olmadığını kontrol edin
• Bulaşıkhaneyi kontrol edin
• Restorantı ziyaret edin. Klima, ışık düzeni, müzik yayını, tv haber kanalı, personelin kılık kıyafet ve isimliğini kontrol edin
• Her gün en az 3 odayı baştan aşağı kontrol edin, housekeeping ve teknik eksikleri belirleyin
• Night Manager ile sabah görevi terk etmeden önce gece olup biteni görüşün
• Güvenliği kontrol edin
• Internet bağlantısını kontrol edin
• Mutfağı ziyaret edin, şefle görüşün, düzen ve temizliği kontrol edin
• Tesellüm alanını ve çöp listesini kontrol edin
• Toplantı salonlarını kontrol edin
• Soğuk depoları kontrol edin
• Dükkanları kontrol edin
• Sabah ön büro raporlarını inceleyin
• Teknik servis müdürü ile günlük görüşün, bilgi alış verişinde bulunun
• Banket ve Şirket Toplantısı varsa her şeyin hazır olup olmadığını  kontrol edin, yetkilisi ile görüşün
• Spa’yı, Fitness Center’i, Havuzları ve havuz bakımını kontrol edin
• Katları, koridorları ve asansörleri kontrol edin
• Çamaşırhane ve housekeeping depolarını kontrol edin
• Parmak izi işlem yerini kontrol edin
• Soyunma odalarını kontrol edin
• Personel yemekhanesini kontrol edin
• Garaj ve park yerini kontrol edin
• Kazan dairesini ve teknik alanları kontrol edin
• Rekreasyon alanlarını kontrol edin
• Bahçeyi, süs havuzunu kontrol edin
• Rekreasyon alanlarını kontrol edin
• Nöbetçi kulübelerini kontrol edin
• Sahili, plajı, şezlongları,duş yerlerini, malzeme deposunu kontrol edin
• Açık alan ve kapalı alan tuvaletleri kontrol edin
• Anfi tiyatroyu kontrol edin
• Rezervasyon yetkilisi ile görüşün, potansiyel grup rezervasyonlarını takip edin
• Satış yetkilisi ile görüşün, eventler, potansiyel yeni hesapları konuşun
• Ön büro ile görüşün
• Guest Relations ile görüşün
• Muhasebe ile görüşün
• İnsan kaynakları ile görüşün
• IT ile görüşün
• Satın Alma ile görüşün
• Öğle yemek saatinde restoran ve mutfağın servis akışını denetleyin
• Gece klubünü kontrol edin
• Cafe ve barları kontrol edin
• Ofisleri kontrol edin
• Terası kontrol edin

Haftalık GM Check-Listi :

-Satınalma haftalık siparişlerini onaylayın

• Mesai başlama haftalık raporunu inceleyin
• Satış departmanı ile 2 ana hesap şirketlerini arayın
• Otel hakkındaki internet ve anket yorumlarını okuyun, değerlendirin
• Haftalık en az 15 odayı check edin

Aylık GM Check-Listi :

-Lisans,kira ve kontratları check edin

• Koruyucu bakım programını denetleyin
• Enerji programını denetleyin
• Eğitim programının standartlara uygunluğunu check edin
• Eğitimlere tam katılımı sağlayın
• Tesisi Houskeeper ve Teknik Müdür ile gezin, inceleyin
• Kasiyerleri denetleyin
• Satış ile ilgili internet ağını ve web sitelerini inceleyin
• Yeni personelin oryantasyonuna katılın
• Bir departman toplantısına katılın
• Sağlık ve emniyet komitesini gözden geçirin
• Aylar öncesinden tatil için promosyonlar planlayın
• 90 günü geçen hesapları inceleyin
• Ayda bir satın alma yetkilileri ile hale gidin, tedarikçileri yerinde inceleyin
• Tüm departman ve outletlerin ayda bir inspection’larını birlikte yapın ve en ince ayrıntısına kadar herkesin aktif katılmasını sağlayın

TOPLANTI KÜLTÜRÜ:

Otellerde toplantı kültürü ve yönetimi maalesef profesyonelce yapılamamaktadır. Oysa gelişmiş ülkelerde ve marka otellerde sistemli olarak yürütülmektedir. Otelcilik bir organizasyon, iletişim ve koordinasyon işi olduğundan kesinlikle toplantılar son derece yararlıdır.

Departman müdürleri düzenli toplantılardan genellikle yoğunluk dolayısıyla şikayetçi olmakta, toplantı düzenli yapılmadığında da iletişimsizlikten yine şikayetçi olmaktadırlar.

Bazı otellerde özellikle patronlar toplantıda geçen zamanı bir kayıp olarak görmekte, otoritenin bölündüğünü ve departmanların gevşediğini düşünerek, toplantı yerine departman yetkililerini genel müdürün ofise tek tek çağırarak veya yazılı talimatlar vererek yapmayı daha sağlıklı bulmaktadırlar.

Her ne kadar genel müdür her şeyden sorumlu ise ve tüm işleyişi bilmek durumunda olsa da operasyonu departman yetkililerinin yürüttüğünü kabul etmek durumundayız.Genel müdür bu operasyona başkanlık eder, planlar, denetler ve değerlendirir.

Toplantılar,  otelin operasyon prosedürlerine ve standartlarına uygun olarak hizmet ve üretimin kalitesinin istenen şekilde düzgün yapılması, misafir memnuniyetinin üst düzeyde tutulması, karlılık ve verimlilik açısından düzenli olarak yapılmalıdır.

Genel Müdürün başkanlığında yapılan toplantıların dışında her departman kendi içinde belirli zaman dilimlerinde toplantılar yapar, meslek içi eğitimler verilir.

Toplantılar otelin yoğunluğuna göre saat ve gün değişikliği yapılabilir.

GENEL MÜDÜR’ÜN BAŞKANLIK ETTİĞİ TOPLANTILAR :

Öncelikle bu toplantıların hepsi bir toplantı planında belirlenir.

Günlük Operasyon Toplantısı :

Haftanın 6 günü sabah 09.00 – 09.30 arası yapılması en uygun olan 25-30 dakika süren ve çay kahve içilen toplantılardır. F&B-Front Office-Housekeeping-Guest Relations-Teknik Servis departman müdürleri ile o gün olması gereken departman yetkilisi de çağrılır. Doluluk, ortalama fiyat, forecast, comp set, F&B satış ve kuver sayısı, kuver başına ortalama yiyecek ve içecek geliri, vip varışlar, eventler, banketler, misafir yorumları ele alınır.

Haftalık Departman Müdürleri Toplantısı :

Haftalık yapılır.Ortalama 1 – 1.5 saat sürer.Üst düzey tüm yöneticiler katılır.Bu toplantıda otelin işletme prosedürlerine göre durum analiz edilir.Misafir şikayetleri, genel işleyiş, departmanlar arası iletişim ve koordinasyon görüşülür.

Satış&Pazarlama Toplantısı :

Haftalık yapılır. 1 saat kadar sürer. Bu toplantıya Sales&Marketing, Front Office, Rezervasyon, F&B, Public Relations, Guest Relations müdürleri katılır. Aksiyon planları, satış ve pazarlama stratejileri, bütçe, comp set vs. görüşülür.

Gelir Yönetimi Toplantısı :

Haftalık yapılır. 1 saat kadar sürer. Revenue Manager, Sales&Marketing, F&B, Banket Müdürü, Front Office, Muhasebe, Spa Müdürü katılır.Tüm gelir analizleri, ratio’lar, tahmini gelir analizleri yapılır.

Kredi Toplantısı :

15 günde bir olması uygundur.1 saat kadar sürer.Mali işler , Krediler şefi, Front Office. F&B ve Banket Müdürü katılır. Otelin alacak ve borçları, kredi tanınacak firmalar konuları görüşülür.

Teknik ve Güvenlik Toplantısı :

15 günde bir yapılması uygundur. 1 saat kadar sürer. Teknik Müdür, Güvenlik Müdürü, Housekeeper, Front Office, Muhasebe Müdürü katılır. Yangın, deprem, güvenlik vs. konuları ele alınır.

Satın Alma Toplantısı :

Ayda bir yapılır. 1 saat kadar sürer. Satınalma prosedürlerine göre satın almalar, kalite ve fiyat dengesi, verimlilik, firma ödemeleri vs.  değerlendirilir. Mali İşler, Satınalma, F&B, Housekeeper ve Cost controller katılır.

Bütçe Toplantısı :

Aylık olarak yapılır. 1 – 1.5 saat sürer. Mali İşler, Muhasebe, F&B, Front Office, Sales&Marketing, Cost Controller katılır. Bütçe, gerçekleşme ve sapmalar irdelenir, nedenleri analiz edilir, maliyetler karşılaştırılır.

Executive Komite Toplantısı :

Aylık olarak yapılır, 2-3 saat sürer. En üst düzey yöneticiler katılır.Yönetim Kurulu yetkilisi de toplantıya davet edilebilir. Bu toplantı her ayın son Cuma günü yapılır. Departmanlar başarılarını, performanslarını ve gelecek çalışmalarının prezantasyonunu yaparlar. Toplantı mali sonuçları, karlılık, satış ve pazarlama stratejileri vb konuları içerir.Toplantıyı müteakiben otel dışında farklı bir otel veya restorant’ta topluca otelin ikramı olarak öğlen yemeği yenilir. Toplantıda personel gecesi, geziler, eğitim programları hakkında sohbet edilir.

Personel Performans Toplantısı :

Aylık olarak yapılır, 1 – 2 saat  kadar sürer.Toplantıya üst kademe Departman Müdürleri, İnsan kaynakları müdürü ve varsa işçi temsilcisi katılır.Bu toplantıda önerilenler ve alınan kararlar, yaratıcı ve tasarruf fikirleri departman müdürleri tarafından rapor edilerek İnsan Kaynakları müdürüne 2 gün içinde teslim edilir.Bu toplantılarda genel operasyon hakkında ve personel eğitimi hakkında bilgi verilir daha sonrada açık tartışma yapılır.

Otele menfaat sağlayan bu toplantılarda uygulamasına karar verilen öneri ve fikirlerin sahipleri ödüllendirilir ve devamı için teşvik edilir.

Sosyal Aktiviteler ve Ödüllendirme Toplantısı :

Aylık olarak yapılır, 1-2 saat sürer. O ay doğan personelin doğum günü kutlaması, evlenenler, çocuğu olanlar kutlanır. Ayın başarılı personeli ödüllendirilir ve belgelendirilir. Birlikte fotoğraf çekilir, yiyecek içecek ikramı yapılır ve eğlence yapılır.

Aylık Sağlık-Emniyet ve Hijyen Toplantısı :

Ayda bir yapılır, 1 saat kadar sürer. F&B, İnsan Kaynakları, Kalite, Eğitim, Houskeeper, Executive Chef, Teknik, Güvenlik müdürü katılır. Yiyecek-içecek tüketim tarihleri, temizliği, personel hijyeni, personel sağlık muayeneleri, inspection raporları, misafir ve personel hastalıkları, iş sağlığı ve güvenliği konuları görüşülür.

GENEL MÜDÜR TOPLANTI KURALLARI :

• Salon önceden hazırlayın, havalandırın, ışık ve ses düzeni ile klimayı mevsimine göre ayarlayın
• Sakin ancak ciddiyetten uzaklaşmayan bir ortam oluşturun
• Telefonları sessize aldırın
• Sigara içilmesine izin vermeyin
• Genel Müdür olarak salona saatinde gelin ve herkesi tebessümle selamlayın
• Toplantıda herkes kısa ve öz konuşmalı, katılanlar birbirini suçlamasına izin vermeyin
• Herkesin tek tek konuşmasını ve konuşmaya müdahale edilmemesini sağlayın
• Herkes önce kendi işini dört dörtlük yapsın sonra başkasını eleştirsin
• Toplantılara çok önem verin, herkesin saatinde gelmesini, gelemeyenlerin mazeretini önceden bildirmelerini sağlayın
• Toplantılara başkanlık eden Genel Müdür olarak fazla konuşmaktan ziyade iyi bir dinleyici olun ve katılımcıların konuşmasını sağlayın
• Toplantı Başkanı olarak herkesin görüşünü alın, soruları dinleyin ve cevaplandırın
• Toplantıların tutanaklarını kaydedin ve en az 90 gün saklayın. Toplantıların önceden gündemini belirleyin ve katılımcılara bildirin

Genel Müdür’ün Başarılı Olması İçin Öneriler :

-Kendinizi mesleki alanda sürekli geliştirin

-Yönetim bilgi ve becerilerini geliştirin

-Çalışanları motive edin

-Güven verin, takım ruhu oluşturun

-Karşınızdakini iyi dinleyin ve iyi iletişimci olun

-Hoşgörülü olun

-Kendinizi kabul ettirin

• Pozitif yaklaşım içinde olun
• Başarıyı taktir edin ve teşvik edin
• Yenilikçi olun
• Zamanı iyi yönetin
• Risk alın, inisiyatif kullanın
• Çevrenin korunması konusunda duyarlı olun
• Sorun dinleyin ve sırdaş olun
• Pazarı iyi koklayın ve takip edin
• Sektördeki gelişmeleri takip edin
• Planlamalar yapın, hedef belirleyin
• Çalışanlarınıza güvenin ancak kontrolü elden bırakmayın
• Çalışanlarınıza doğru davranın
• Çalışanlarınızı mükemmel olmak konusunda cesaretlendirin
• Size ulaşılmasını kolaylaştırın
• Sorunu tanımlayın ve en kısa zamanda çözün
• Hiçbir şeyi ihmal etmeyin, aklınıza geldiğinde onu gerçekleştirin, unutmayın, not alın
• Sorunu fırsata dönüştürün
• Şikayet konusu olacak bir hizmeti, sunumu, ürünü, davranışı, konumu hemen çözün, sorun olmaktan çıkarın
• Küçük detaylara kadar ilgilenin
• İyi organize edin ve koordine edin, operasyon öncesinden her şeyi denetleyin
• Misafirlere kalite sunun
• Çalışanlarınıza göz kulak olun, onların her birinin performansından haberdar olun
• Kimsenin başarısına ortak olmayın, sahiplenmeyin
• Not aldığınız işlerin takibini yapın
• Çalışanlarınızı neşeli ve dinamik tutun
• Bilginizi çalışanlarla paylaşın, işbirliği yapın
• Yardım istemekten çekinmeyin
• Bilmediğinizden konulardan dolayı rahatsız olmayın
• Makul eleştirileri olumlu karşılayın
• Gerektiğinde çalışanınıza bir fırsat daha verin
• Başkaları yanında insanlara nasihat etmeyin
• Çalışanlarınızı küçümsemeyin ve işlerini hafife almayın
• Çalışanlarınıza sevgi ve saygı duyun
• Otelinize ve görevlerinize büyük önem verin, işinizi sevin
• Değişiklik yapmaktan korkmayın
• Misafir ve personel için her zaman erişilebilir olun
• Sorunları küçümsemeyin
• Kaliteye inanan, insanı ve işini seven pozitif insanlarla çalışın
• Her zaman, her duruma karşı hazırlıklı olun